[儀器老板100問(wèn)]第13期||如何提高開(kāi)會(huì)的效率？

開(kāi)會(huì)，對(duì)于公司來(lái)說(shuō)可以是小事也是大事，關(guān)乎著員工溝通協(xié)調(diào)，反映公司的管理水平。

我們以前開(kāi)會(huì)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)2種情況：

第1種是大會(huì)時(shí)，老板或者主持人在上面講，下面鴉雀無(wú)聲，認(rèn)真聽(tīng)的人寥寥 無(wú)幾。

大部分人漠不關(guān)心的該干嘛干嘛，有的用手機(jī)回復(fù)客戶(hù)甚至趁機(jī)玩手機(jī)，有的開(kāi)小差游離狀態(tài)，誰(shuí)也不把會(huì)議內(nèi)容放心上。

開(kāi)完會(huì)一哄而散，基本是毫無(wú)效果。

講的東西，大部分人壓根沒(méi)聽(tīng)進(jìn)去，后面基本也會(huì)重復(fù)犯錯(cuò)。

第2種是小會(huì)常見(jiàn)，大家七嘴八舌的，有時(shí)講著講著就離題了。

有的人高談闊論，有的人急于反駁，大家都火熱朝天的只想說(shuō)不想聽(tīng)，甚至一下子討論的點(diǎn)就跑十萬(wàn)八千里遠(yuǎn)了。

*終結(jié)果是，大家都頭腦膨脹卻又討論不出結(jié)果。

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有時(shí)候有的公司配置了**的硬軟件系統(tǒng)，卻發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有提升開(kāi)會(huì)體驗(yàn)。

會(huì)議之前拉人開(kāi)會(huì)要三催四請(qǐng)，會(huì)中各種狀況控制不了節(jié)奏，會(huì)后沒(méi)有反饋沒(méi)有跟進(jìn)……

開(kāi)會(huì)效率低，這是困擾我們公司好久的問(wèn)題。

但是會(huì)總不能不開(kāi)，有的事情，召集人開(kāi)會(huì)通知開(kāi)會(huì)討論，總是比發(fā)信息高效和有用的。

作為小公司，我們可不想像很多事業(yè)單位一樣對(duì)于走形式的會(huì)議視若無(wú)睹，畢竟無(wú)效會(huì)議是勞民傷財(cái)?shù)男袨椤?/span>

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所以針對(duì)以上第1個(gè)會(huì)議情況，我們的做法是：

（1）盡量減少全體大會(huì)。

因?yàn)槌四陼?huì)，一般沒(méi)有什么情況的會(huì)議是要全體員工參加的。

（2）參會(huì)人數(shù)多的會(huì)議，一般是公布已定型的公司政策或者各類(lèi)規(guī)定，這種一般情況下是不需要參會(huì)者頭腦風(fēng)暴提出各種意見(jiàn)的。

對(duì)于會(huì)議內(nèi)容的各種意見(jiàn)，應(yīng)該是要在會(huì)議之前，就跟各個(gè)主管溝通了解，并且私下調(diào)解好。

（3）會(huì)議之前發(fā)通告的時(shí)候，要強(qiáng)調(diào)會(huì)議內(nèi)容的重要性（當(dāng)然，公司也要自主減少非必要的大會(huì)非常重要），以及不聽(tīng)可能導(dǎo)致的結(jié)果風(fēng)險(xiǎn)。

重要會(huì)議內(nèi)容，可在會(huì)議上打印發(fā)派。

會(huì)議少而精，大家就知道大會(huì)也是要聽(tīng)的，慢慢“公司大會(huì)內(nèi)容要聽(tīng)”的習(xí)慣也就形成了。

改進(jìn)以來(lái)，我們感覺(jué)到會(huì)議的效果是比以前要好很多了，起碼看手機(jī)的人數(shù)大大減少。

但是依然難以杜絕，我們也在想，要不要引進(jìn)一些獎(jiǎng)懲或者考核方式？

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對(duì)于上面第2個(gè)【小型會(huì)議】的情況，是*考驗(yàn)的。

因?yàn)橛袝r(shí)主持人也陷入其中，跑題了、會(huì)議無(wú)效，要久久才能發(fā)現(xiàn)。

這種小會(huì)一般是部門(mén)會(huì)議，往往消耗個(gè)人時(shí)間是*長(zhǎng)的。

所以這種無(wú)效會(huì)議對(duì)于各種成本的浪費(fèi)是*多的，而且也會(huì)引起參會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理不滿(mǎn)，一看到會(huì)議通知就心生倦怠，極易降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

針對(duì)這類(lèi)會(huì)議，我們經(jīng)過(guò)幾次試驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，做到以下幾點(diǎn)，能讓會(huì)議效率大大提高：

（1）會(huì)議的目的是為了解決問(wèn)題。

會(huì)議的組織者需要會(huì)前根據(jù)議題進(jìn)行分解，分點(diǎn)設(shè)定會(huì)議討論的流程，并且提前告知參會(huì)人員，讓大家提前思考。

這樣一開(kāi)會(huì)，就能馬上進(jìn)入狀態(tài)，大家表達(dá)自己提前想好的意見(jiàn)。

偶爾跑題了，就根據(jù)會(huì)議流程提醒回歸。

（2）開(kāi)會(huì)的時(shí)間設(shè)定盡量科學(xué)。

根據(jù)相關(guān)研究表示，上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開(kāi)會(huì)的時(shí)段，*適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益，利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。

但是問(wèn)題是，這個(gè)時(shí)間段剛好也是銷(xiāo)售聯(lián)系客戶(hù)的黃金時(shí)間。

所以我們一般會(huì)根據(jù)會(huì)議議題的重要性考恒，若頻次不高、非常重要、非常需要大家頭腦風(fēng)暴的會(huì)議，還是可以選擇這個(gè)時(shí)間的。

有的公司可能會(huì)喜歡在下班后開(kāi)會(huì)，大部分情況下，這種時(shí)候員工開(kāi)始進(jìn)入**當(dāng)中的倦怠期，其實(shí)不大適合消耗腦力的會(huì)議。

（3）開(kāi)會(huì)的會(huì)議記錄非常重要。

我們以前是沒(méi)有注重這一點(diǎn)的，所以經(jīng)常開(kāi)會(huì)討論著就跑題了也沒(méi)人發(fā)現(xiàn)，開(kāi)完會(huì)對(duì)于會(huì)上形成的決議也沒(méi)有記錄和跟進(jìn)，大概就是會(huì)議開(kāi)與不開(kāi)沒(méi)什么區(qū)別。

自從每次會(huì)議都指定一位員工做會(huì)議記錄后，基本上也是大大避免了會(huì)議跑題的問(wèn)題（記錄員記著記著發(fā)現(xiàn)不對(duì)經(jīng)就會(huì)提醒），參會(huì)者的發(fā)言、精彩的思想火花、*終的決策，都被好好的紀(jì)錄了下來(lái)。

在會(huì)后，記錄員及時(shí)把會(huì)議紀(jì)錄分享給每位參會(huì)人員，并且把會(huì)議內(nèi)容中需要跟進(jìn)的事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人員標(biāo)注出來(lái)，讓大家趁熱打鐵實(shí)施，還便于后續(xù)進(jìn)行提醒和跟進(jìn)。

（4）開(kāi)會(huì)的紀(jì)律要強(qiáng)調(diào)好并且實(shí)行監(jiān)管。

小會(huì)因?yàn)槿松?，所以?huì)議紀(jì)律相對(duì)比較容易監(jiān)管。

例如我們公司開(kāi)小會(huì)，紀(jì)律上主要要求的點(diǎn)是：

只邀請(qǐng)必要的人員參會(huì)，確定時(shí)間后不可缺席；

所有參會(huì)人員必須提前思考問(wèn)題并且在會(huì)議上表達(dá)；

開(kāi)會(huì)時(shí)要一心一意，必要時(shí)統(tǒng)一收集手機(jī)，不可隨便走開(kāi)或者回復(fù)客戶(hù)信息；

盡量嚴(yán)格控制時(shí)間。

這樣對(duì)于會(huì)議討論的有效程度，以及大家對(duì)于會(huì)議的重視程度，是大大提高的。

頭腦風(fēng)暴的小型會(huì)議，如果舉行的好，經(jīng)常會(huì)有很多有效的奇思妙想，也能協(xié)助老板解決一些難題。

這種會(huì)議開(kāi)得好，公司競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)是能大大提高的哦~

以上是我們根據(jù)我們公司情況作出的小型會(huì)議改進(jìn)措施，大家對(duì)于這類(lèi)會(huì)議是否還有什么好的建議？